Beneficios, precios, características y más de Virtual DRS

Las salas de datos virtuales son soluciones seguras en la nube que distribuyen y almacenan documentos y archivos digitales.

En otras palabras, las salas de datos son canales seguros para compartir y almacenar documentos confidenciales. Permiten a las empresas distribuir información importante de manera eficiente en un entorno controlado.

Las salas de datos virtuales son mejores que el software de sala de datos tradicional debido a su seguridad y muchas otras ventajas, que analizaremos con más detalle en este artículo.

Introducción a las salas de datos virtuales

Las salas de datos virtuales se usaron originalmente para OPI y transacciones financieras, pero en la actualidad se usan para mucho más que eso. Hoy en día, cualquier persona con una empresa que gestione la documentación de forma segura puede utilizar el software de sala de datos.

Por ejemplo, los profesionales inmobiliarios y los bufetes de abogados utilizan salas de datos virtuales para almacenar de forma segura acuerdos confidenciales entre ellos y sus clientes. De manera similar, los departamentos de cumplimiento utilizan salas de datos virtuales como una excelente manera de distribuir archivos confidenciales.

Por lo tanto, una sala de datos virtual es una solución para cualquier empresa que maneje información sensible. Las características como la autenticación de dos factores, el cifrado y los permisos granulares garantizan que los datos confidenciales permanezcan protegidos y nunca caigan en las manos equivocadas.

Funciones del software para cuartos de datos virtuales

seguridad

La seguridad debe ser una prioridad principal para todas las empresas, especialmente cuando se trata de documentos e información confidenciales. Aquí es donde entran en juego las salas de datos virtuales: las empresas las utilizan para almacenar y distribuir información confidencial, y ofrecen una variedad de funciones de seguridad.

Los usuarios pueden establecer permisos para cualquiera que pueda editar, descargar, ver y descargar el original de su archivo. De esta manera, solo las personas con el nivel de permiso adecuado pueden ver sus archivos confidenciales, lo que evita la fuga de información.

Las funciones de seguridad adicionales incluyen autenticación de dos factores, cifrado de 256 bits, marca de agua de documentos, respaldo de datos, escaneo de virus, restricción de direcciones IP, redacción de documentos y más.

persecucion

Una de las funciones principales de una sala de datos digital es el seguimiento: los usuarios pueden realizar un seguimiento de todo, p. B. cuántas veces se vio el documento guardado, cuánto tiempo se dedicó a ver el documento, qué documento se vio con más frecuencia, etc. .

Puede ver fácilmente en qué proyectos están trabajando los miembros de su equipo y hasta dónde han llegado con ellos, y también puede ver qué documentos han consultado sus clientes o empleados con más frecuencia. De esta manera, puede comprender mejor las necesidades e intereses de sus clientes mientras monitorea todas las actividades en la sala de datos.

Inteligencia artificial

Cuando hace negocios de la manera tradicional, hay muchos archivos y documentos que deben intercambiarse. También corre el riesgo de que se filtre información porque los documentos podrían caer en manos equivocadas.

Mantener todo organizado no es fácil, pero la inteligencia artificial, una característica fantástica del software de sala de datos, hará el trabajo por usted. Las funciones compatibles con IA simplifican muchos procesos manuales. Automatizan el trabajo con el índice de la sala de datos, la búsqueda en el documento y muchos otros procesos importantes.

Ventajas del software para cuartos de datos virtuales

Los servicios de sala de datos ofrecen numerosos beneficios y no son nuevos para los negociadores. Veamos algunas ventajas de usar una sala de datos digital.

• Distribución y organización de documentos. Una ventaja de las salas de datos virtuales es la organización y distribución de documentos: una sala de datos moderna organiza toda la información y los documentos en una estructura jerárquica para que todos los involucrados puedan acceder a ellos fácilmente. Puede informar a cualquier persona que esté viendo un documento sobre qué documento ha visto y también puede recuperar documentos importantes de registros externos.
• conservación de documentos. Otra gran ventaja de utilizar una sala de datos digital es el almacenamiento de documentos. No es una mala idea almacenar los documentos de la manera tradicional, pero el papel no dura para siempre y ordenar el papeleo es mucho más trabajo. Por eso es mucho mejor hacer las cosas digitalmente; Aquí es donde entran en juego los servicios de sala de datos.

  Con las salas de datos virtuales, no tiene que lidiar con los problemas del uso del almacenamiento tradicional. En cambio, tiene garantizada la retención de documentos siempre que mantenga varias copias de seguridad. Por lo tanto, puede estar seguro de que la información nunca se perderá.

• Procesamiento de contratos sin complicaciones. Las transacciones comerciales consisten en dar a las personas lo que quieren, pero el primer paso es saber lo que quieren. Configurar una sala de datos virtual le brinda acceso a la información que necesita, y las ofertas realizadas a través de una sala de datos electrónica serán mayores que las realizadas a través de otros canales. La razón de esto es que los inversionistas tienen acceso a más información que les permite tomar decisiones de calidad.

Precios de software para cuartos de datos virtuales

El costo de las salas de datos virtuales no es fijo, ya que depende de ciertos factores, como el plan que desea y el proveedor. Siempre obtiene acceso a la versión de prueba gratuita por hasta 30 días para probar si es lo suficientemente adecuada y satisface sus necesidades. La mayoría de los proveedores de salas de datos virtuales tienen períodos de notificación flexibles y una tarifa de suscripción mensual.

Qué tener en cuenta al elegir proveedores de salas de datos

Si opta por una sala de datos digital, tiene garantizado el más alto nivel de seguridad para sus documentos comerciales confidenciales. No solo eso, también es un contribuyente esencial para el éxito de cualquier transacción.

Sin embargo, al elegir una solución óptima, debe definir claramente los factores que deben guiar su elección. En nuestra opinión, los dos factores más importantes para empezar son:

1. tus necesidades. ¿Qué quiere lograr exactamente y si el software de la sala de datos puede hacerlo?
2. Seguridad. ¿Una sala de datos virtual ofrece suficiente protección para su información?

Conclusión

Ahí lo tiene: todo lo que necesita saber sobre el software de la sala de datos virtual, los beneficios, las características, los precios y lo que debe considerar al hacer su selección. Con todo lo escrito anteriormente, no hay duda de que una sala de datos digital es la mejor opción para facilitar las transacciones y almacenar y distribuir documentos confidenciales.