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Hoy en día, las plataformas de abastecimiento electrónico B2B y los mercados electrónicos son ampliamente utilizados por compradores y proveedores. Dichas plataformas ofrecen a los compradores la oportunidad de obtener los artículos en los mejores términos y ahorrar mucho tiempo que generalmente se dedica a recopilar las ofertas manualmente. En este artículo, discutiremos los pasos que generalmente se toman y qué tipos de documentos pueden ser necesarios para registrarse en dichas plataformas.
Crear una cuenta y activar un usuario
En primer lugar, definitivamente debe familiarizarse con las reglas y regulaciones de la plataforma y aceptar los términos. Cada plataforma tiene sus propios términos especiales que pueden no ser adecuados para todas las empresas: a veces, las plataformas cobran tarifas o comisiones por usar la plataforma. Básicamente, la aceptación de estos términos sirve como un acuerdo entre el usuario y la administración de la plataforma.
Para crear una cuenta, el usuario debe elegir un nombre para usar como inicio de sesión. Es posible que el inicio de sesión no coincida con el nombre de la empresa o el nombre de usuario real. Algunas de las plataformas pueden usar correos electrónicos comerciales como inicio de sesión y/o como nombre de usuario. A veces, esta opción se usa por conveniencia, ya que se envía un código de confirmación, enlaces de registro y enlaces para cambiar la contraseña a la dirección de correo electrónico especificada por el usuario, fusionando así una serie de operaciones en un solo lugar. De hecho, los gerentes ahorran mucho tiempo al reunir una multitud de operaciones en un solo espacio de trabajo. Por ejemplo, en lugar de enviar una serie de correos electrónicos y hacer decenas de llamadas telefónicas todos los días, las soluciones que incluyen herramientas para la gestión de relaciones con los proveedores permiten a los gerentes interactuar con los proveedores y registrar las comunicaciones con ellos en un solo sistema.
Luego elija una contraseña complicada por razones de seguridad. Dado que algunas de las plataformas requieren firmas electrónicas y otros certificados, ¡se recomienda encarecidamente no compartir la contraseña con nadie!
Introducción de información sobre la empresa.
Luego de activar el perfil, el usuario deberá ingresar información sobre su empresa, para lo cual el usuario trabajará en una plataforma. La información del perfil se puede usar más tarde para completar automáticamente los formularios electrónicos y los documentos electrónicos en la plataforma. En particular, se recomienda encarecidamente que proporcione datos precisos cuando utilice una solución que incluya la funcionalidad de gestión del ciclo de vida del contrato, ya que parte de la información de su perfil puede completarse automáticamente en la etapa de originación del contrato.
En ocasiones, puede ser necesario proporcionar algunos documentos electrónicos para verificar los datos proporcionados. Toda la información relacionada con las firmas electrónicas y los documentos electrónicos requeridos debe estar disponible en el sitio web de la plataforma o en el perfil del usuario (por ejemplo, «Documentos requeridos», etc.). Verifique las configuraciones del navegador antes de trabajar con firmas electrónicas, ya que es posible que algunas configuraciones del navegador no transfieran correctamente algunos de los datos de la firma electrónica.
¿Qué documentos pueden ser necesarios para verificar la información ingresada?
Como ya se mencionó, para registrarse en la plataforma, es posible que se requiera que el usuario presente ciertos documentos. Entonces, ¿qué más puede pedirle la administración que se registre?
Se le puede pedir que proporcione los siguientes documentos e información:
a) se puede solicitar un extracto o una copia de un extracto de varios registros que contengan todos los requisitos de las personas jurídicas, o un documento que contenga todos los requisitos del empresario individual, emitido no antes de X días antes de la fecha de presentación de la solicitud de registro.
b) Copias de documentos de constitución y/o copias de documentos de identidad (para personas naturales y comerciantes individuales que se registren en una plataforma o para los representantes de las empresas, incluidos los directores y personas mayores).
c) Información sobre el número de identificación fiscal (para empresas, comerciantes individuales y personas físicas).
d) Detalles del número de registro estatal (para empresas y empresarios individuales).
e) Comprobante de seguro.
g) Para empresas extranjeras y comerciantes individuales, la Administración de la Plataforma podrá solicitar copias de documentos traducidos al inglés de conformidad con la legislación del estado, documentos de registro del país de origen y documentos de identidad extranjeros.
h) Copias de documentos que confirmen la autoridad de la persona para registrar la empresa en la plataforma (para directores, personas mayores u otras personas que puedan ser responsables del registro) o un documento que confirme la autoridad de una persona, en nombre de actuar como un negocio / propietario único.
i) Es posible que se requieran direcciones de correo electrónico, números de teléfono y direcciones postales residentes en un estado en particular para registrarse en algunas plataformas.
Los documentos especificados y/o la información relacionada generalmente se envían a través de un formulario especial en un perfil personal. En algunos casos, los documentos se envían a través del formulario de firma electrónica o en formato PDF.
activación
Después de recibir los documentos que confirman y verifican la información, la administración suele activar la cuenta de usuario sin ningún problema.
Algunas de las soluciones de abastecimiento electrónico ofrecen la posibilidad de incorporar directamente a los proveedores para los eventos de abastecimiento electrónico (subasta, RFx, etc.) sin procesos de registro complicados. El proveedor simplemente recibe una invitación de registro por correo electrónico y comienza a asistir al evento de abastecimiento electrónico.
