Algunas razones por las que vale la pena usar una sala de datos virtual

¿Conoce todos los beneficios del software de sala de datos que podría estar perdiendo al usar las opciones tradicionales de administración de documentos en papel? Obtenga más información sobre las soluciones modernas.

¿Por qué necesita una sala de datos virtual?

¿Qué tan exitoso es un negocio en el que aún depende del papeleo y dedica tiempo a visitas en persona, llamadas telefónicas y viajes? ¿No sería mejor ahorrar este tiempo y beneficiarse de la correcta organización del proceso? El software de la sala de datos lo ayuda a resolver estos problemas. La mayoría de los participantes calificaron a VDR como la mejor solución moderna para el desarrollo comercial exitoso.

Imagine cambiar completamente a versiones electrónicas de información y poder compartir datos libremente dentro de un sistema seguro. ¿Es todo tan conveniente como lo escriben? Miremos y descubramos qué hace que el negocio sea más exitoso.

Lo que pierde con las soluciones convencionales

Cuando trabaja con tecnología antigua, es posible que ni siquiera se dé cuenta de cuánto tiempo se pierde. Además del hecho de que todo el trabajo puede no estar siempre disponible, como los documentos que solo se pueden obtener durante las horas de trabajo, la información también se puede perder sin dejar rastro. Muchos empleados pueden eliminar datos de las ubicaciones de almacenamiento sin querer o enviar datos incorrectos. ¿Es posible devolver los datos más tarde? Difícilmente. En las salas de datos virtuales esto es posible y no será difícil.

El tema de imprimir información y mantener copias sigue siendo muy problemático porque no es amigable con el medio ambiente. Además, desperdicia su tiempo y dinero. Imagine cuánto se gasta en papel, tinta, mantenimiento de equipos especiales y almacenamiento. En la versión electrónica, los datos pueden perderse si se almacenan en varias computadoras. Sin embargo, si están almacenados en un servidor específico, puede restaurar el sistema incluso después de eliminarlos. Además, robar datos de un servidor seguro no es tan fácil.

Intente calcular cuánto tiempo lleva llamar a los empleados y resolver fácilmente ciertos problemas. Además, se gasta tratando de resolver operaciones simples como B. historial de cambios, ubicación de las versiones originales del documento y, en general, su ubicación. Además, debe informar a todos sobre la próxima reunión. Los empleados a menudo necesitan que se les recuerde esto.

¿Cómo puede beneficiarse del funcionamiento del VDR?

Sala de datos para el trabajo comercial de tal manera que ahorre el mayor tiempo posible, esté protegido contra piratería y robo de información y organice todo el flujo de trabajo en un solo lugar de la manera más conveniente posible. El acceso a la información para todos los miembros del grupo de trabajo estará disponible las 24 horas del día. Estos son los principales beneficios que obtienes:

• Acceso 24/7
• máxima seguridad
• filigrana
• Convierte documentos a cualquier formato
• la capacidad de celebrar reuniones directamente en la plataforma
• notificaciones convenientes
• interfaz multilingüe
• búsqueda rápida por nombre

El proceso organizativo debe enfatizarse por separado. Gracias a las notificaciones rápidas que llegan a absolutamente todo el mundo de forma automática, no tienes que perder el tiempo con llamadas u otros métodos de notificación. Además, todos ven la hora y la fecha especificadas.

Los archivos también se pueden enviar a varios colaboradores a la vez, lo que simplifica el proceso. La búsqueda de información se puede realizar por nombre y texto deseado dentro de un documento grande.

Si es necesario restringir o conceder el acceso durante un tiempo, todo esto se puede hacer en la sala de datos electrónicos. Además, gracias a los diferentes niveles de acceso, es fácil gestionar la información y no tener miedo de que alguien vea más de lo que puede. Por ejemplo, algunos solo pueden ver y descargar el documento, mientras que otros pueden comentarlo o editarlo.

Olvídese de la pérdida de datos. Los marcadores especiales le permiten realizar un seguimiento de las acciones de un documento. También hay un registro de auditoría incorporado donde puede realizar un seguimiento del tiempo y el esfuerzo dedicados a un documento.

También le facilita la realización de fusiones y adquisiciones u otras transacciones. Como dicen, el tiempo que antes se dedicaba a estructurar la información se ahorra significativamente gracias a los servicios de sala de datos.

Para la elección correcta de la sala de datos electrónica

Tratar de decidir cuál es el mejor producto para su negocio puede resultar confuso. Para estar seguro, tenga en cuenta algunos datos clave:

• objetivos de negocio
• componentes necesarios que necesita
• cantidad aproximada
• el volumen destinado a almacenar información
• ayuda de idioma

En función de sus objetivos, se vuelve más fácil comprender lo que está dispuesto a pagar y lo que puede rechazar de manera segura. Las propiedades deseadas del producto varían según el proveedor y la tarifa. Entonces, en algún lugar, la marca puede estar presente, pero en algún lugar falta. También puede haber restricciones en las búsquedas internas dentro del documento.

Algunos proveedores de software para salas de datos ofrecen diferentes precios para paquetes de pequeñas y medianas empresas. Pueden diferir en la cantidad de posible almacenamiento e información de propiedad.

Antes de elegir, asegúrese de leer las recomendaciones y reseñas de la empresa. Esto ayuda a crear una imagen completa del producto. No olvides usar la versión demo y la versión gratuita también. Esto lo acercará a comprender lo que desea ver en el producto final. Consulta también la disponibilidad en diferentes dispositivos para trabajar desde tu teléfono, tablet y portátil en cualquier momento.

Familiarícese con el sistema de seguridad y el cifrado especial. Toda esta información debe proporcionarse en el sitio web oficial de una empresa específica. La falta de soporte de calidad también puede ser un problema, especialmente cuando necesita resolver el problema rápidamente aquí y ahora. La respuesta se realizará en 15 minutos o más rápido con un servicio de calidad. Para hacer esto, puede escribir en el chat en línea en el sitio para comprender el nivel de servicio al cliente. Si esta información no es suficiente para ti y quieres saber más, visita este sitio web. Aquí se recopilaron muchos datos útiles sobre VDR, que lo ayudarán a comprender mejor este proceso.